Cómo utilizar la función de subtotal de Excel

Índice de Contenidos mostrar

Integrar o excluir valores ocultos en filas escondes y datos filtrados

En el momento en que su hoja de cálculo de Excel tiene dentro filas escondes, datos filtrados o datos organizados, use la función SUBTOTALES de Excel. La función SUBTOTAL puede integrar o excluir valores ocultos en los cálculos. Aparte de conseguir el total de un conjunto de datos, Excel puede calcular el promedio, el máximo, el mínimo, la desviación estándar y la varianza de sus datos. Aquí se enseña de qué manera insertar subtotales en Excel.

Las normas de este producto se aplican a Excel para Microsoft 365, Excel 2019 y Excel 2016.

Sintaxis de la Función SUBTOTAL

Use la función SUBTOTAL en Excel para sintetizar los valores en una hoja de trabajo de distintas formas. Es en especial útil en el momento en que su hoja de cálculo tiene dentro filas escondes que quiere integrar en el cálculo.

La sintaxis de la función SUBTOTAL es: SUBTOTAL(función_num,ref1,ref2,…)

los núm_función El razonamiento es obligación y detalla el género de operación matemática que se usará para el subtotal. La función SUBTOTAL puede agregar números, calcular el valor promedio de los números escogidos, hallar los valores máximo y mínimo en un rango, contar la proporción de valores en un rango elegido y mucho más.

La función SUBTOTALES ignora las celdas que no poseen datos y las celdas con valores no numéricos.

Este razonamiento es un número y es dependiente de si quiere integrar filas escondes en el resultado o excluir filas escondes del resultado. Estas filas se tienen la posibilidad de esconder de forma manual o a través de un filtro.

Los razonamientos de function_num tienen dentro:

Labor de función
núm_función
núm_función

(incluye valores ocultos)
(excluye valores ocultos)

PROMEDIO
1
101

CONTAR
2
102

CONTARA
3
103

MÁX.
4
104

MÍN.
5
105

PRODUCTO
6
106

DESVEST
7
107

DESVEST
8
108

SUMA
9
109

VAR
diez
110

VARP
11
111

Los razonamientos de referencia núm_función del 1 al 11 solo tienen dentro valores en filas escondes en el momento en que se usa el comando Esconder para esconder filas. En el momento en que se emplea el comando Filtrar, los cálculos SUBTOTALES no tienen dentro desenlaces de filtros ocultos.

los ref1 se necesita razonamiento. Estas son las celdas que se usan para calcular los desenlaces del razonamiento núm_función elegido. Este razonamiento puede ser un valor, solo una celda o un rango de celdas.

los ref2,… los razonamientos son opcionales. Estas son celdas auxiliares que se tienen dentro en el cálculo.

Utilice la función SUBTOTAL con filas escondes

Las funcionalidades de Excel se tienen la posibilidad de entrar de forma manual o con la asistencia del cuadro de diálogo Razonamientos de función. Para ilustrar de qué forma entrar la función de forma manual utilizando la barra de fórmulas, el próximo ejemplo emplea el razonamiento COUNT function_num para contar la proporción de valores en las filas perceptibles y en las filas perceptibles y escondes.

Para emplear la función SUBTOTAL para contar el número de filas en una hoja de trabajo:

Empieze con una hoja de cálculo que tenga dentro múltiples filas de datos.
Escoja la celda que contendrá el recuento de las filas perceptibles.
En la barra de funcionalidades, ingrese =SUBTOTAL. Conforme redacta, Excel recomienda una función. Lleve a cabo doble click en el TOTAL PARCIAL función.
Para emplear el cuadro de diálogo Razonamientos de función para entrar la función SUBTOTAL, vaya a fórmulas y escoja matemáticas y trigonometría > TOTAL PARCIAL.
En el menú desplegable que hace aparición, lleve a cabo doble click en el 102 – CONTAR razonamiento núm_función.
Escriba una coma (,).
En el papel de cálculo, elija las celdas que quiere integrar en la fórmula.
Prensa Entrar para poder ver el resultado en la celda que eligió en el paso 2.
Elija la celda que contendrá el recuento de las filas perceptibles y escondes.
En la barra de funcionalidades, ingrese =SUBTOTAL. Conforme redacta, Excel recomienda una función. Lleve a cabo doble click en el TOTAL PARCIAL función.
En el menú desplegable que hace aparición, realice doble click en el 2 – CUENTA razonamiento function_num, entonces escriba una coma (,).
En el papel de trabajo, escoja las celdas para integrar en la fórmula, entonces presione Entrar.
Esconder múltiples filas de datos. En este caso, se escondieron las filas con solo ventas bajo $cien,000.

Utilice la función SUBTOTAL con datos filtrados

La utilización de la función SUBTOTALES en datos filtrados ignora los datos de las filas que el filtro suprimió. Toda vez que cambia el método de filtro, la función regresa a calcular para enseñar el subtotal de las filas perceptibles.

Para usar la función SUBTOTAL para poder ver las diferencias en los desenlaces de los cálculos al filtrar datos:

Cree fórmulas SUBTOTALES. Por servirnos de un ejemplo, cree fórmulas para saber los valores subtotales y promedio de los datos filtrados.
Da igual si emplea el razonamiento function_num para filas perceptibles u escondes. Los dos razonamientos dan exactamente el mismo resultado en datos filtrados.
Escoja cualquier celda en el grupo de datos.
Ir Hogarentonces elija Filtro de clasificación > Filtrar.
Utilice las flechas desplegables para filtrar los datos de el papel de cálculo.
Vea de qué forma cambian los valores toda vez que escoge distintas criterios de filtro.

Utilice la función SUBTOTAL con datos organizados

En el momento en que se reúnen los datos, hay una forma de utilizar la función SUBTOTAL a cada conjunto individual y después calcular el total general para todo el grupo de datos.

Elija cualquier celda en el grupo de datos.
Elija Datos > Total parcial para abrir el Total parcial caja de diálogo.
Elige el En cada modificación de flecha desplegable y escoja la agrupación a la que se calculará cada subtotal.
Elige el Utilizar función flecha desplegable y escoja un function_num.
En el Añadir subtotal a lista, elija la columna donde se va a aplicar la fórmula.
Escoja OK.
Se introducen subtotales para cada conjunto de datos y se introduce un total general en la parte de abajo del grupo de datos.
Para cambiar el número_función, resalte cualquier celda en el grupo de datos y elija Datos > Total parcial. Entonces, lleve a cabo sus selecciones en el Total parcial caja de diálogo.

Inscríbase al folleto