Cómo usar un escáner para organizarse

La digitalización de documentos en papel puede ser de mucha asistencia

Qué comprender

• Antes de digitalizar sus archivos, cree carpetitas y subcarpetas para organizar los archivos.
• Asegúrese de que el escáner o la impresora sean compatibles con el software de reconocimiento óptico de letras y números (OCR) y que tenga instalado el software OCR.
• El avance es diferente en dependencia de si desea escanear un fichero en Mac o escanear un fichero en Windows.

La digitalización de documentos en papel puede ayudar a organizar su papeleo fundamental. Los archivos digitales, introduciendo los PDF, se tienen la oportunidad de editar en archivos de búsqueda mediante el software de reconocimiento óptico de letras y números (OCR) que comunmente viene con una impresora. Eso significa que su información no ocupa espacio y es considerablemente más fácil de encontrar. Aparte de esto, puede guardar sus archivos digitales en CD o DVD, en una unidad flash, en una instalación de almacenamiento en línea. Aquí le exponemos de qué forma organizar sus documentos escaneados.

De qué forma emplear un escáner para organizarse

Estos son algunos pasos que puede proseguir para organizar su negocio u hogar usando un escáner. Precisará un escáner de documentos para que esto ande. No es requisito que sea caro o bien elegante. Si no tiene uno, empieze con estas revisiones de escáneres fotográficos y escáneres de documentos para hallar algunas mejores compras.

Si no desea un escáner sin dependencia, una impresora todo en uno económica hará el trabajo.

1. Revise su papeleo y decida qué puede digitalizar y qué puede tirar indudablemente.

   seguramente esto lleve cierto tiempo. Trabaje en pequeños incrementos si es requisito.

2. Antes de digitalizar sus archivos, cree carpetitas y subcarpetas para almacenar los archivos. Piense en las categorías que precisa y configure una carpeta para cada una. Ponga los recibos de las tarjetas de crédito en una carpeta y los documentos del seguro del automóvil en otra. Las facturas de teléfono, los recibos de comibles, las facturas de reparaciones urgentes urgentes del hogar, etcétera., se tienen la oportunidad de poner en carpetitas separadas. En todos y cada carpeta, cree subcarpetas para de año en año (o mes). Es considerablemente más fácil iniciar con un sistema ordenado y añadir documentación novedosa al fichero exacto que reorganizar el sistema toda vez que se escanea un recibo nuevo.

   Para llevar a cabo una única carpeta en Windows, haga clic derecho en el escritorio y elija Nuevo > Carpeta. Repita este paso en la novedosa carpeta para realizar una subcarpeta. Para realizar una única carpeta en Mac, escoja Expediente > Novedosa carpetao presione Cambio+Dominio+norte.

3. Asegúrese de que el escáner o la impresora vengan con el software de reconocimiento óptico de letras y números (OCR). Esto le deja escanear documentos en formato PDF y cambiar los archivos. Hay una aceptable ocasión de que un programa OCR aceptable esté instalado en su PC con el S.O. de Windows.

   Si el software OCR no está instalado en su PC, ABBYY FineReader y Adobe Acrobat Pro DC son opciones populares.

4. Es hora de escanear sus documentos. Exactamente de qué forma lo efectúa es ligado del género de escáner y programa que utilice.

   Lifewire tiene guías para escanear documentos en Windows y Mac.

5. En el instante en que haya terminado de digitalizar documentos, manténgase alarma del papeleo físico. Asegúrese de escanear automáticamente los documentos toda vez que reciba nuevos recibos o papeleo. De lo contrario, los papeles comenzarán a acumularse nuevamente.